职场新人:写出一封“二八杠规则专业邮件”的4个速成技巧

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职场新人:写出一封“专业邮件”的4个速成技巧 huyan  2014年09月02日

职场新人:写出一封“二八杠规则专业邮件”的4个速成技巧

作为在职场待了多年的“老江湖”,其实我一直都在期待有一篇这样类似的文章,可以教人轻松掌握写一封“看起来很专业的邮件”。

对任何员工来说,写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度,也是代表你公司的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的新人来说,以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。

今天我列了以下几个小小的意见,希望能对刚入社会的“新人”有所帮助。

技巧1:邮件的送出——何谓To(发送给),何谓CC(抄送),何谓BCC(密送)

我发现很多人搞不清楚谁是“要对话的对象”,他们的邮件常常“To”很多人,结果邮件没人回应,还有甚至因为不注意这些抄送用法而导致部门、同事、主管之间产生纷争。

(1)“To”的人

浅显易懂是“你所沟通的对象”,但是除了这个“已经明确的人”之外,还能To 的人是直接关联的人,或是跟这件事有紧密联系的人,还可能是你上下游任务接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望让他知道这事,但是跟他并无直接责任关系”的人,通常对方会是你的直属领导,或者是你“To”的人的直属领导,也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直接相关的人,却是希望他知晓的对象。

(3)BCC的人

BCC就是想要让特定的他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心,因为我亲身经历过被BCC的人没仔细看回了邮件……这是令人尴尬的事,所以除非有特殊原因建议使用Forward(转发)。

注意事项:

(1)很多人喜欢使用群组来发邮件,我个人认为——除非你很清楚群组内的每一个人,不然建议少用群组发送,这样就能避免一些人员收到无关邮件的情况。

(2)尽量不要把你要To的同事的直属主管放在“To List”,因为这样就意谓你跟对方是平等,以及你意图这件事直接要对方主管执行甚至是负责。故除非真有特殊原因,不然请放CC。

技巧2:邮件标题

邮件的标题需要一目了然。建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰写。比如:“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里,“【新闻稿】”是主旨部分,“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。

(1)标题的主旨

方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件,并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。

方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件,所以当你想要找特定内容的邮件时,你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出来,邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。

(2)标题的叙述

建议标题的叙述部分,不要超过10个中文字,因为字数多,反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。

技巧3:邮件的正文(1)收件人

在英文中我们会常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”当作开头,不过在中文,目前似乎常看见的就是“某某长官”或是“某某你好”这样的敬称,因为没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位”等误会。所以收件人称谓要很注意。

如果可以,请一定明确收件人,尽量不要用“All”来取代。收件人明确了,这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过1个人来负责不同任务,那么请分段写,这样更清晰。

(2)主要内容

邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容,所以需要保证以下两条:

邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清楚,请直接沟通,确定双方都达到共识后再发邮件。

如果需要传递的内容比较复杂,建议提供附件。其他的辅助说明,提供网络链接。

邮件内容如果能条列说明是最好,这能让看邮件的人快速领会。

(3)注意小细节

我常常发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。我个人觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发, 请提列转发内容的重点;如果是附件,,也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。

有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件,故有个小建议——当附件邮件过大,建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要,单独索取”,尤其邮件To & CC人员很多的时候特别注意这一点。

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